Hacienda resuelve las preguntas más frecuentes que tienen los autónomos sobre la factura  electrónica 

El Ministerio de Hacienda, a través del portal oficial FacturaE, ha publicado una guía con  las preguntas más frecuentes sobre la emisión y recepción de facturas electrónicas. 

La factura electrónica obligatoria es una de las grandes reformas a la que los trabajadores  por cuenta propia tendrán que hacer frente en los próximos años. Se trata de una de las  novedades incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, aprobada por el Congreso de los  Diputados el pasado 30 de junio y publicada en el BOE en septiembre de 2022. 

Dicha normativa obligará a todos los autónomos y empresas a expedir y remitir facturas  utilizando herramientas digitales, para garantizar así una mayor trazabilidad y un control  de los pagos. Se trata de una medida que preocupa a una gran parte de los autónomos, ya  que si no desarrollan la factura digital en el plazo establecido, podrían sufrir multas de  hasta 10.000 euros. 

No obstante, aunque a partir de 2023 la factura electrónica tomará un importante papel, su  obligación se implementará en dos fases, dependiendo de la facturación del autónomo. La  primera fase será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual  superior a ocho millones de euros. Todos ellos estarán obligados a emitir facturas  electrónicas el año que viene, es decir, en el plazo de un año desde la publicación de la  norma en el BOE. 

La segunda fase será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación  anual inferior a ocho millones de euros. Todos ellos tendrán que aplicar esta medida en un  plazo de tres años desde la entrada en vigor de la medida. Es decir, será en 2025 cuando la  factura electrónica sea obligatoria para estos. Aunque es mejor estar preparados, sobre  todo si se tiene como cliente a alguna administración. 

Actualmente, los autónomos y pequeños negocios que presten servicios a las  administraciones públicas están obligados a emitir facturas electrónicas. Algo que sucede  desde enero de 2015. Por tanto, supone una importante novedad para el resto de los autónomos y negocios, por lo que han sido muchas las dudas que han ido surgiendo en  los últimos meses.

El Ministerio de Hacienda, a través del portal web FacturaE, ha publicado una guía con las  preguntas más frecuentes sobre la emisión y recepción de facturas electrónicas. 

¿Qué se necesita para poder expedir facturas electrónicas? 

Tal y como explican desde la página web oficial FacturaE, actualmente hay tres maneras  posibles de expedir facturas electrónicas: 

▪ Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. “Este programa  puede estar instalado en el ordenador o se puede acceder a él a través de Internet. En  ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. 

▪ Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica ▪ Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica, “lo que también  se denomina informalmente ‘autofacturación’”. 

¿Sirve cualquier programa informático o servicio de facturación para enviar facturas  electrónicas? 

Uno de los aspectos más importantes que se debe tener en cuenta a la hora de emitir facturas  electrónicas es el programa informático a utilizar. No sirve cualquier programa informático  o servicio de facturación para enviar facturas electrónicas. 

“Hay que asegurarse de que el programa informático o el servicio de facturación  pueda crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de  la factura electrónica”, recoge el portal web dependiente del Ministerio de Hacienda. 

¿Se puede obligar a los clientes a aceptar facturas electrónicas? 

Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas, se necesita el consentimiento  expreso del destinatario. El artículo 63.3 del texto refundido de la Ley General para la  Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre establece que en los contratos con  consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel. 

“En su caso, la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el empresario  haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor. La solicitud del  consentimiento deberá precisar la forma en la que se procederá a recibir la factura  electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento  pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. El derecho del  consumidor y usuario a recibir la factura en papel no podrá quedar condicionado al pago  de cantidad económica alguna”, señala el Ministerio de Hacienda a través del portal  FacturaE. 

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica? 

Además del consentimiento del destinatario, la factura electrónica debe cumplir el resto de  requisitos de cualquier factura. El medio de expedición de una factura, ya sea electrónica  o en papel, “debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el  periodo de conservación: legibilidad, autenticidad e integridad”. Con la factura electrónica,  los dos últimos requisitos “ya estarían garantizados”.

▪ Legibilidad: significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. “Los  autónomos no tienen que preocuparse por este requisito, ya que lo facilitan los  programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de  Internet”. 

▪ Autenticidad del origen de la factura: significa que se tiene que garantizar la identidad  del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, así como la del  emisor de la factura, en caso de no ser el mismo. 

▪ Integridad del contenido de la factura: significa que se tiene que garantizar que el  contenido de la factura no ha sido modificado. 

¿Cómo se garantiza la autenticidad y la integridad de una factura electrónica? 

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se  pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel.  Es decir, “mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que  establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de  servicios que la misma documenta”. 

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica, la legislación permite tres  procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del  origen y la integridad del contenido: la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos  o los medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). 

¿Es obligatorio que una factura electrónica esté firmada electrónicamente? 

No es necesario que una factura electrónica sea firmada a través de la firma electrónica. Si  bien es cierto que la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad  del contenido de la factura, hay otras formas alternativas de hacerlo. “Puede hacerse también con controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría  fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación  de servicio que la misma documenta. También puede hacerse con el intercambio de datos  o con los medios validados por la AEAT. 

¿Se admite como factura electrónica un PDF enviado por correo-e sin firma electrónica? 

Algunas de las dudas más frecuentes que tienen los autónomos están relacionadas con el  sistema que puede utilizarse para realizar las facturas electrónicas. 

Tal y como explican desde el portal oficial FacturaE, las facturas en formato PDF serán  admisibles, como cualquier otro sistema adoptado, “en la medida en que los controles de  gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca  una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se  garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura”. 

¿Qué hay que hacer con las facturas electrónicas una vez hayan sido enviadas? 

Igual que sucede con las facturas en papel, los autónomos tienen la obligación de conservar  las copias de las facturas electrónica expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003,  de 17 de diciembre, General Tributaria. Es decir, durante el plazo de cuatro años.

“Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo  que se garanticen su legibilidad, autenticidad e integridad. También debe garantizarse el  acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa  debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el  acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la  Administración tributaria”, explican desde el Ministerio de Hacienda. 

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado? 

Tal y como recoge el portal web FacturaE, una factura electrónica puede pagarse mediante  adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos: 

▪ Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley  16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago 

▪ Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento 

▪ Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta  de pago del deudor 

▪ Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios 

▪ Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades  integrantes del sector público 

¿Es posible instar al pago de una factura electrónica mediante una acción ejecutiva? 

Una factura electrónica llevará aparejada ejecución siempre y cuando se cumplan los  siguientes requisitos: 

▪ Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora  acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se hace referencia a la relación  subyacente que haya originado la emisión de la factura. 

▪ Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo. ▪ Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo. ▪ Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios. 

▪ Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades  integrantes del sector público. 

“La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su  pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la  Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil”, explican. 

APTTA. Servicio de Información Actualizada (no vinculante) 

Fuente: autónomos&emprendedor.es