A tenor de la publicación en el BOE de las órdenes ministeriales de 4 de julio relativas a la aprobación de los modelos para la presentación de las cuentas anuales, nos están llegando numerosas consultas, la mayoría de ellas relativas a la obligatoriedad de cumplimentar la Hoja de Titularidad Real, aunque no haya cambios. El objetivo de estas líneas es aclarar de una forma sencilla, rápida y visual las dudas a este respecto.
La Orden JUS/616/2022 dispone en el apartado 4 de su artículo primero, relativo a los “Modelos de Presentación de las Cuentas Anuales” lo siguiente: “Igualmente deberá ajustarse al modelo incluido en dicho anexo la solicitud de depósito a que se refiere el artículo 366.1.1º del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, y que será de obligatoria cumplimentación por parte de las entidades obligadas y de correlativa aceptación por todos los Registros, así como los demás documentos, como el relativo a la manifestación de los titulares reales, que aunque no forme parte de las cuentas han de presentarse junto con ellas y que se incluyen en él.”
En el Anexo I de la Orden, al que nos remite el artículo anterior, encontramos los modelos que aprueba la norma para ser usados en la presentación de los depósitos que vamos a llevar a cabo este año y es en el apartado “Declaración de Identificación del Titular Real” de dichos modelos donde encontramos claras diferencias con respecto a años anteriores y donde se indica la obligatoriedad, en todo caso, de cumplimentar la hoja.
Entre otros cambios que encontramos en relación con el modelo relativo a la Declaración del Titular Real, es de reseñar que se añaden dos nuevos apartados que debe cumplimentar el usuario, relativas a si es sujeto obligado, y en su caso, si es la primera vez o es una actualización del titular real que va a declarar. Esta última pregunta nos remite al apartado 5 de pie de página donde indica que el cumplimiento de esta hoja tiene carácter obligatorio en todo caso (por ello, en el supuesto de que no haya habido modificación con respecto al ejercicio anterior habrá igualmente que identificar al Titular Real, ya que en caso contrario no estaremos cumpliendo con la normativa vigente). Dado su carácter provisional, deberá cumplimentarse igualmente de forma obligatoria la hoja que se publique con el Real Decreto, en
Para finalizar indicar otro de los cambios significativos en el nuevo formato de recogida de datos de la hoja de Declaración del Titular Real de este año, concretamente es que se debe cumplimentar con la fórmula de “Apellidos, Nombre” (4). Concretamente, en dicho apartado 4 dice “Indicar apellidos, nombre. Se significa la necesidad de separar los apellidos del nombre mediante coma.”
Aprobados los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales 2021:
Novedades y otros aspectos a tener en cuenta
Hace unos días publicamos en CepymeNews un par de artículos relacionados con la preparación de los depósitos de cuentas y su presentación en el Registro Mercantil.
Concretamente, el 1 de junio de 2022 publicábamos El depósito de cuentas en los registros mercantiles: preparación del depósito y presentación telemática del mismo en el que explicábamos cómo preparar el depósito y cómo presentarlo de una forma rápida y sencilla, y el 30 de mayo aparecía en CepymeNews el artículo Cuentas anuales 2021: cuestiones prácticas sobre su aprobación por la Junta General 2022 y el depósito en los Registros Mercantiles.
Se han publicado en el BOE las órdenes ministeriales por las que se aprueban los modelos de presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales y que entrarán en vigor el 5 de julio de 2022. Por ello, a continuación, ponemos a disposición del lector los enlaces de acceso directo a las mismas.
En primer lugar, la Orden JUS/615/2022, de 30 de junio, por la que se aprueban los modelos de presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación.
Por otro lado, la Orden JUS/616/2022, de 30 de junio, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.
En líneas generales estamos ante los mismos documentos que el año pasado, por lo que destacamos los aspectos más relevantes que aprueban los modelos recién aprobados:
∙ Se mantiene la Hoja de Declaración COVID 19, al igual que la presentación correspondiente al año anterior.
∙ Con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece como novedad, la obligación de identificar al titular real, aunque no haya habido modificación con respecto al ejercicio anterior
Finalmente, y a tenor de la Disposición Transitoria Única de dichas órdenes:
∙ Se podrán seguir utilizando los modelos y formatos electrónicos aplicables con anterioridad de la entrada en vigor de las nuevas órdenes ministeriales que ahora se publican para la presentación de cuentas anuales de ejercicios iniciados con anterioridad al 1 de enero de 2021.
∙ Se permitirá la utilización de los modelos aprobados por la Orden JUS/794/2021, de 22 de julio, que ahora se deroga, siempre que la aprobación de las cuentas y su depósito en el Registro Mercantil competente se haya efectuado con anterioridad a la entrada en vigor de esta orden, es decir, antes del día 5 de julio de 2022.
El depósito de cuentas en los registros mercantiles: Preparación del depósito y presentación telemática del mismo
Depósito cuentas
El Colegio de Registradores pone a disposición de los usuarios una herramienta que permite de una forma práctica, rápida y sencilla llevar a cabo la generación del depósito, así como su presentación telemática al registro mercantil siempre que el presentante disponga de firma electrónica cualificada que le identifique.
Si éste es tu caso, presta atención a las siguientes líneas donde indicamos, paso a paso, cómo llevar a cabo dicho trámite desde tu propio ordenador, llegará de forma inmediata al registro mercantil donde constará tal presentación.
¿Qué necesitas?
∙ Un ordenador con conexión a internet.
∙ El presentante debe de disponer de un certificado de firma electrónica que le identifique.
∙ Estar dado de alta como abonado en el servicio [1].
¿Cómo se hace?
Es muy sencillo, sigue estos pasos:
1.-Debemos utilizar el programa que el Colegio pone a disposición de los usuarios a estos efectos, concretamente “Depósito digital de cuentas anuales”, habitualmente conocido como “D2”.
Para descargar dicha aplicación accede a https://www.registradores.org/, Selecciona la opción de “Documentación y descargas” → “Depósito de Cuentas” → Manuales y Programas → Programas → Depósito digital de cuentas anuales (D2)
2.- Necesitas tener preparados los datos y documentos que integran tus cuentas a presentar conforme a tu contabilidad, teniendo en cuenta que este año se mantiene la Hoja de Declaración Covid19 y con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece como novedad, la obligación de identificar al titular real, aunque no haya habido modificación con respecto al ejercicio anterior.
Confecciona el Depósito Digital [2] (no olvides comprobar las validaciones del depósito y generar la “Huella Digital”).
3.-Efectúa la presentación telemática del depósito de cuentas, te recomendamos que lo hagas de forma directa desde el programa D2 por ser la fórmula más ágil y eficiente, no obstante, también se puede presentar desde el Portal de Presentaciones del Registro Online del Colegio de Registradores. En este último supuesto, cumplimenta todas las casillas y adjunta los ficheros requeridos. Para terminar, firma y envía la presentación.[3]
Hemos finalizado. Has presentado tu depósito de cuentas anual en el registro mercantil, pudiendo obtener tu acuse de recibo como justificante de dicha presentación.
¿Qué eficacia tiene?
Una vez presentado el depósito de cuentas anuales en el registro mercantil habrás cumplido con la obligación legal en materia societaria evitando las consecuencias negativas que pueden ocasionar el incumplimiento normativo por no dar publicidad a tus cuentas (cierre registral y sanciones económicas).
Cuentas anuales 2021:
Cuestiones prácticas sobre su aprobación por la Junta General 2022 y el depósito en los Registros Mercantiles
La ley de Sociedades de Capital (artículo 159 LSC) define la Junta General como la reunión de los socios para decidir por la mayoría legal o estatutariamente establecida, en los asuntos propios de la Junta. Todos los socios, incluso los disidentes y lo que no hayan participado en la reunión, quedan sometidos a los acuerdos de la junta general. En definitiva, la Junta General es el órgano soberano de toda sociedad.
El artículo 164 de la mencionada norma contempla que la junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Consecuencia de lo anterior, los administradores tienen que aprobar las cuentas antes del 30 de junio -la mayoría de las sociedades establecen como fecha cierre de su ejercicio el 31 de diciembre-, teniendo un mes a partir de la aprobación en junta de las cuentas para su presentación en el Registro Mercantil -en la mayoría de los casos hasta el 31 de julio-.
Estando muy próxima la fecha que inicia la campaña de presentación de los depósitos de cuentas en el registro mercantil, vamos a dar respuesta de forma práctica y sencilla a todas las dudas que se pueden plantear sobre este tema a nivel general y para este año en especial.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales son los documentos contables que cada 12 meses recopilan la información financiera de una empresa. En determinadas empresas (ley 11/2018), sus cuentas deben incorporar un reporte específico sobre la información no financiera. Son garantía de transparencia y constituyen un medio de prueba en procedimientos administrativos y judiciales.
¿Quién aprueba las cuentas anuales y en qué plazo?
Los administradores son los obligados a formular en el plazo máximo de tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio social, las cuentas anuales junto con la propuesta de aplicación del resultado, y, el informe de gestión que incluirá, cuando proceda, el estado de
información no financiera antes citado. La aprobación delas cuentas anuales corresponde a los socios o accionistas mediante la junta general ordinaria convocada al efecto.
¿Dónde presentar cuentas anuales?
Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Hoy en día más de un 94% se presentan de forma telemática.
¿Qué documentos la integran?
Los documentos que la integran son: Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujo de efectivos, la Memoria y el Informe de gestión (en su caso con el estado de información no financiera). Junto a estos documentos propios de la aprobación de cuentas, se acompañan la Hoja de Declaración Covid 19 y la Declaración de Titularidad Real. En algunos casos se exigen también otros documentos como el Informe de Auditoría, información medioambiental o documento relativo a los negocios sobre acciones o participaciones propias.
¿Qué plazo hay para la presentación de cuentas?
El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General de la sociedad. Dado que la mayor parte de las sociedades establecen como fecha de cierre de su ejercicio el 31 de diciembre y que los administradores tienen que formular las cuentas en el plazo de tres meses desde esa fecha y presentarlas para su aprobación por la Junta General en los tres meses siguientes, en la mayor parte de los casos este plazo de depósito de las cuentas anuales vence el 31 de julio de cada año.
Resumiendo, los plazos habituales de presentación de las cuentas anuales cuando el cierre del ejercicio se ha establecido el 31 de diciembre son:
∙ Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
∙ Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
∙ Hasta el 31 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil
¿Quiénes están obligados?
Están obligadas a depositar sus cuentas las siguientes sociedades mercantiles: Anónimas, Limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como cualesquiera otros empresarios que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas en virtud de una disposición legal, por ejemplo, el empresario individual de responsabilidad limitada, entidades de crédito, empresas de servicios de inversión o de seguros.
¿Qué Modelos de Depósitos de Cuentas existen?
Existen 4 modelos distintos según las circunstancias de las sociedades, en todas las lenguas oficiales existentes en España:
∙ Modelo Normal
∙ Modelo de cuentas abreviadas
∙ Modelo especial Pymes
∙ Modelo de Cuentas Consolidadas
¿Qué formas de presentación existen?
- Con firma electrónica del presentante y desde la aplicación D2 -programa desde el que se realiza el depósito de cuentas en formato ZIP- presentaremos de forma telemática nuestras cuentas, esta es la forma recomendable más cómoda, sencilla y recomendable; o desde la página web del Colegio de Registradores.
- Existen otras opciones de presentación, actualmente muy poco utilizadas, tales como en soporte papel y en soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD con el inconveniente de tener que desplazarse al registro mercantil correspondiente.
Novedades para la presentación de las Cuentas correspondientes al ejercicio 2021
A la espera de las Órdenes Ministeriales que publicitan los modelos que deben utilizarse para el depósito de las cuentas anuales del ejercicio 2021, y, con el ánimo de dar respuesta por parte del Colegio de Registradores a los usuarios, en base a los que fueron objeto de información pública en la tramitación de dichas Órdenes, podemos afirmar que en líneas generales estaremos ante los mismos documentos que el año pasado, por lo que se mantiene la Hoja de Declaración Covid19 y con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece como novedad, la obligación de identificar al titular real aunque no haya habido modificación con respecto al ejercicio anterior.
APTTA. Servicio de Información Actualizada (No vinculante)
Fuente; CEPYME. Registradores de España.