ASOCIACIÓN PROFESIONAL DE TÉCNICOS TRIBUTARIOS Y ASESORES FISCALES DE ANDALUCÍA

asociación profesional de técnicos tributarios y asesores fiscales de andalucía

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A tenor de la publicación en el BOE de las órdenes ministeriales de 4 de julio relativas a la  aprobación de los modelos para la presentación de las cuentas anuales, nos están llegando  numerosas consultas, la mayoría de ellas relativas a la obligatoriedad de cumplimentar la  Hoja de Titularidad Real, aunque no haya cambios. El objetivo de estas líneas es aclarar de  una forma sencilla, rápida y visual las dudas a este respecto. 

La Orden JUS/616/2022 dispone en el apartado 4 de su artículo primero, relativo a los  “Modelos de Presentación de las Cuentas Anuales” lo siguiente: “Igualmente deberá  ajustarse al modelo incluido en dicho anexo la solicitud de depósito a que se refiere el  artículo 366.1.1º del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el  Reglamento del Registro Mercantil, y que será de obligatoria cumplimentación por parte de  las entidades obligadas y de correlativa aceptación por todos los Registros, así como los  demás documentos, como el relativo a la manifestación de los titulares reales, que aunque  no forme parte de las cuentas han de presentarse junto con ellas y que se incluyen en él.” 

En el Anexo I de la Orden, al que nos remite el artículo anterior, encontramos los modelos  que aprueba la norma para ser usados en la presentación de los depósitos que vamos a llevar  a cabo este año y es en el apartado “Declaración de Identificación del Titular Real” de dichos  modelos donde encontramos claras diferencias con respecto a años anteriores y donde se  indica la obligatoriedad, en todo caso, de cumplimentar la hoja. 

Entre otros cambios que encontramos en relación con el modelo relativo a la Declaración del  Titular Real, es de reseñar que se añaden dos nuevos apartados que debe cumplimentar el usuario, relativas a si es sujeto obligado, y en su caso, si es la primera vez o es una actualización del titular real que va a declarar. Esta última pregunta nos remite al apartado  5 de pie de página donde indica que el cumplimiento de esta hoja tiene carácter obligatorio  en todo caso (por ello, en el supuesto de que no haya habido modificación con respecto al  ejercicio anterior habrá igualmente que identificar al Titular Real, ya que en caso contrario  no estaremos cumpliendo con la normativa vigente). Dado su carácter provisional, deberá  cumplimentarse igualmente de forma obligatoria la hoja que se publique con el Real Decreto, en

 

Para finalizar indicar otro de los cambios significativos en el nuevo formato de recogida de  datos de la hoja de Declaración del Titular Real de este año, concretamente es que se debe  cumplimentar con la fórmula de “Apellidos, Nombre” (4). Concretamente, en dicho apartado  4 dice “Indicar apellidos, nombre. Se significa la necesidad de separar los apellidos del  nombre mediante coma.”

 

Aprobados los nuevos modelos para la presentación de las  cuentas anuales 2021:  

Novedades y otros aspectos a tener en cuenta 

Hace unos días publicamos en CepymeNews un par de artículos relacionados con la preparación de los depósitos de cuentas y su presentación en el Registro Mercantil. 

Concretamente, el 1 de junio de 2022 publicábamos El depósito de cuentas en los registros  mercantiles: preparación del depósito y presentación telemática del mismo en el que  explicábamos cómo preparar el depósito y cómo presentarlo de una forma rápida y sencilla,  y el 30 de mayo aparecía en CepymeNews el artículo Cuentas anuales 2021: cuestiones  prácticas sobre su aprobación por la Junta General 2022 y el depósito en los Registros  Mercantiles

Se han publicado en el BOE las órdenes ministeriales por las que se aprueban los modelos  de presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales y que entrarán en vigor el 5  de julio de 2022. Por ello, a continuación, ponemos a disposición del lector los enlaces de  acceso directo a las mismas. 

En primer lugar, la Orden JUS/615/2022, de 30 de junio, por la que se aprueban los modelos  de presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos  obligados a su publicación. 

Por otro lado, la Orden JUS/616/2022, de 30 de junio, por la que se aprueban los nuevos  modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos  obligados a su publicación. 

En líneas generales estamos ante los mismos documentos que el año pasado, por lo que  destacamos los aspectos más relevantes que aprueban los modelos recién aprobados: 

Se mantiene la Hoja de Declaración COVID 19, al igual que la presentación  correspondiente al año anterior. 

Con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece como novedad, la  obligación de identificar al titular real, aunque no haya habido modificación con respecto al  ejercicio anterior 

Finalmente, y a tenor de la Disposición Transitoria Única de dichas órdenes

Se podrán seguir utilizando los modelos y formatos electrónicos aplicables con  anterioridad de la entrada en vigor de las nuevas órdenes ministeriales que ahora se  publican para la presentación de cuentas anuales de ejercicios iniciados con  anterioridad al 1 de enero de 2021. 

Se permitirá la utilización de los modelos aprobados por la Orden JUS/794/2021, de  22 de julio, que ahora se deroga, siempre que la aprobación de las cuentas y su  depósito en el Registro Mercantil competente se haya efectuado con anterioridad a la  entrada en vigor de esta orden, es decir, antes del día 5 de julio de 2022. 

El depósito de cuentas en los registros mercantiles:  Preparación del depósito y presentación telemática del mismo

Depósito cuentas  

El Colegio de Registradores pone a disposición de los usuarios una herramienta que permite  de una forma práctica, rápida y sencilla llevar a cabo la generación del depósito, así como  su presentación telemática al registro mercantil siempre que el presentante disponga de  firma electrónica cualificada que le identifique. 

Si éste es tu caso, presta atención a las siguientes líneas donde indicamos, paso a paso, cómo  llevar a cabo dicho trámite desde tu propio ordenador, llegará de forma inmediata al  registro mercantil donde constará tal presentación. 

¿Qué necesitas? 

Un ordenador con conexión a internet. 

El presentante debe de disponer de un certificado de firma electrónica que le  identifique. 

Estar dado de alta como abonado en el servicio [1]

¿Cómo se hace? 

Es muy sencillo, sigue estos pasos: 

1.-Debemos utilizar el programa que el Colegio pone a disposición de los usuarios a estos  efectos, concretamente “Depósito digital de cuentas anuales”, habitualmente conocido como  “D2”. 

Para descargar dicha aplicación accede a https://www.registradores.org/, Selecciona la  opción de “Documentación y descargas” → “Depósito de Cuentas” → Manuales y  Programas → Programas → Depósito digital de cuentas anuales (D2) 

2.- Necesitas tener preparados los datos y documentos que integran tus cuentas a presentar  conforme a tu contabilidad, teniendo en cuenta que este año se mantiene la Hoja de  Declaración Covid19 y con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece  como novedad, la obligación de identificar al titular real, aunque no haya habido  modificación con respecto al ejercicio anterior. 

Confecciona el Depósito Digital [2] (no olvides comprobar las validaciones del depósito y  generar la “Huella Digital”). 

3.-Efectúa la presentación telemática del depósito de cuentas, te recomendamos que lo hagas  de forma directa desde el programa D2 por ser la fórmula más ágil y eficiente, no obstante,  también se puede presentar desde el Portal de Presentaciones del Registro Online del  Colegio de Registradores. En este último supuesto, cumplimenta todas las casillas y adjunta  los ficheros requeridos. Para terminar, firma y envía la presentación.[3]

Hemos finalizado. Has presentado tu depósito de cuentas anual en el registro mercantil,  pudiendo obtener tu acuse de recibo como justificante de dicha presentación. 

¿Qué eficacia tiene? 

Una vez presentado el depósito de cuentas anuales en el registro mercantil habrás cumplido  con la obligación legal en materia societaria evitando las consecuencias negativas que  pueden ocasionar el incumplimiento normativo por no dar publicidad a tus cuentas (cierre  registral y sanciones económicas). 

Cuentas anuales 2021:  

Cuestiones prácticas sobre su aprobación por la Junta General  2022 y el depósito en los Registros Mercantiles 

La ley de Sociedades de Capital (artículo 159 LSC) define la Junta General como la reunión  de los socios para decidir por la mayoría legal o estatutariamente establecida, en los asuntos  propios de la Junta. Todos los socios, incluso los disidentes y lo que no hayan participado  en la reunión, quedan sometidos a los acuerdos de la junta general. En definitiva, la Junta  General es el órgano soberano de toda sociedad

El artículo 164 de la mencionada norma contempla que la junta general ordinaria,  previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros  meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio  anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Consecuencia de lo anterior, los  administradores tienen que aprobar las cuentas antes del 30 de junio -la mayoría de las  sociedades establecen como fecha cierre de su ejercicio el 31 de diciembre-, teniendo un mes  a partir de la aprobación en junta de las cuentas para su presentación en el Registro  Mercantil -en la mayoría de los casos hasta el 31 de julio-. 

Estando muy próxima la fecha que inicia la campaña de presentación de los depósitos de  cuentas en el registro mercantil, vamos a dar respuesta de forma práctica y sencilla a todas  las dudas que se pueden plantear sobre este tema a nivel general y para este año en especial. 

Cuentas Anuales 

Las cuentas anuales son los documentos contables que cada 12 meses recopilan la  información financiera de una empresa. En determinadas empresas (ley 11/2018), sus  cuentas deben incorporar un reporte específico sobre la información no financiera. Son  garantía de transparencia y constituyen un medio de prueba en procedimientos  administrativos y judiciales. 

¿Quién aprueba las cuentas anuales y en qué plazo? 

Los administradores son los obligados a formular en el plazo máximo de tres meses a partir  de la fecha de cierre del ejercicio social, las cuentas anuales junto con la propuesta de  aplicación del resultado, y, el informe de gestión que incluirá, cuando proceda, el estado de 

información no financiera antes citado. La aprobación delas cuentas anuales corresponde a  los socios o accionistas mediante la junta general ordinaria convocada al efecto. 

¿Dónde presentar cuentas anuales? 

Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el  domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Hoy en  día más de un 94% se presentan de forma telemática. 

¿Qué documentos la integran? 

Los documentos que la integran son: Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias,  Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujo de efectivos, la Memoria y el Informe  de gestión (en su caso con el estado de información no financiera). Junto a estos documentos  propios de la aprobación de cuentas, se acompañan la Hoja de Declaración Covid 19 y la  Declaración de Titularidad Real. En algunos casos se exigen también otros documentos  como el Informe de Auditoría, información medioambiental o documento relativo a los  negocios sobre acciones o participaciones propias. 

¿Qué plazo hay para la presentación de cuentas? 

El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General  de la sociedad. Dado que la mayor parte de las sociedades establecen como fecha de cierre  de su ejercicio el 31 de diciembre y que los administradores tienen que formular las cuentas  en el plazo de tres meses desde esa fecha y presentarlas para su aprobación por la Junta  General en los tres meses siguientes, en la mayor parte de los casos este plazo de depósito  de las cuentas anuales vence el 31 de julio de cada año. 

Resumiendo, los plazos habituales de presentación de las cuentas anuales cuando el cierre  del ejercicio se ha establecido el 31 de diciembre son: 

Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales. 

Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales 

Hasta el 31 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil 

¿Quiénes están obligados? 

Están obligadas a depositar sus cuentas las siguientes sociedades mercantiles: Anónimas,  Limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como cualesquiera otros  empresarios que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas en virtud de una disposición  legal, por ejemplo, el empresario individual de responsabilidad limitada, entidades de  crédito, empresas de servicios de inversión o de seguros. 

¿Qué Modelos de Depósitos de Cuentas existen?

Existen 4 modelos distintos según las circunstancias de las sociedades, en todas las lenguas  oficiales existentes en España: 

Modelo Normal 

Modelo de cuentas abreviadas 

Modelo especial Pymes 

Modelo de Cuentas Consolidadas 

¿Qué formas de presentación existen? 

  1. Con firma electrónica del presentante y desde la aplicación D2 -programa desde el  que se realiza el depósito de cuentas en formato ZIP- presentaremos de forma  telemática nuestras cuentas, esta es la forma recomendable más cómoda, sencilla y  recomendable; o desde la página web del Colegio de Registradores. 
  2. Existen otras opciones de presentación, actualmente muy poco utilizadas, tales como  en soporte papel y en soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD con el  inconveniente de tener que desplazarse al registro mercantil correspondiente. 

Novedades para la presentación de las Cuentas correspondientes al ejercicio 2021 

A la espera de las Órdenes Ministeriales que publicitan los modelos que deben utilizarse  para el depósito de las cuentas anuales del ejercicio 2021, y, con el ánimo de dar respuesta  por parte del Colegio de Registradores a los usuarios, en base a los que fueron objeto de  información pública en la tramitación de dichas Órdenes, podemos afirmar que en líneas  generales estaremos ante los mismos documentos que el año pasado, por lo que se mantiene  la Hoja de Declaración Covid19 y con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real  se establece como novedad, la obligación de identificar al titular real aunque no haya habido  modificación con respecto al ejercicio anterior. 

APTTA. Servicio de Información Actualizada (No vinculante) 

Fuente; CEPYME. Registradores de España.